Об использовании факсиміле
04.03.2008 г.
В документах и деловой переписке достаточно часто приходится наблюдать факсимильное воспроизведение подписи руководителей государственных и хозяйственных организаций. Объяснение этому чаще всего находят в стремительном ритме деловой жизни. Например, срочно требуется подпись руководителя, а его нет на месте. Или за время его отсутствия накапливается на подпись гора документов, пугающая своими размерами. Такими аргументами обычно и обосновывают применение факсиміле. На самом деле подобные ситуации возникают, как правило, из-за недостаточной организации труда руководителей, отсутствия четкого распределения обязанностей и полномочий между руководителями и их заместителями, авторитарной формы руководства, низкой культуры делопроизводства в нашей стране, особенно в коммерческих структурах. В украинском законодательстве, к сожалению, не установлена ответственность за нарушения в делопроизводстве, а также возмещение вреда, причиненного вследствие таких нарушений. Это существенно отличает нас от других стран, где делопроизводство является одним из важнейших средств управления и организации информационного менеджмента. Принципы и положения международного стандарта ISO 15489:2001 "Информация и документация. Управление документацией" нашли отражение в национальном законодательстве ряда стран.
Возвращаясь к нашей теме, в большинстве стран при заверении документов аналогом собственноручной подписи является только электронно-цифровая подпись. В нашей стране формальным поводом для использования факсимильного воспроизведения подписи явилось використання в некоторых нормативно-правовых актах Украины термина "факсиміле" и производных понятий от него. При этом ни в одном из этих актах не определяется понятие "факсиміле". Так, в части 4 статьи 6 Закона Украины "Об охране прав на знаки для товаров и услуг" идёт речь о знаках, воспроизводящих "…портреты и факсиміле известных в Украине лиц". В части 3 статьи 207 Гражданского кодекса Украины устанавливается використання при совершении сделок в письменной форме факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-числовой подписи или иного аналога собственноручной подписи. Однако такая замена личной подписи допускается лишь в случаях, установленных законом, иными актами гражданского законодательства или с письменного согласия сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Из нормативных актов по рассматриваемому вопросу наиболее популярно Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учёте, утвержденное Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.095г. №88, зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 05.06.95г. за №168/704, пункт 2 которого допускает, что документ может быть подписан лично, с використанням факсиміле, штампа, символа или иным механическим или электронным способом удостоверения. Данный пункт явился значимым аргументом для Высшего Хозяйственного суда Украины в признании правомочности факсимильной подписи на некоторых бухгалтерских документах по делам №5/1961-3/213 от 01.07.04г., №33/577 от 07.04.05г. Использование или, наоборот, запрет применения факсиміле встречается ещё в некоторых нормативных актах, регулирующих вопросы финансово-хозяйственной деятельности. В связи с этим в специальных печатных изданиях для бухгалтеров в последние годы неоднократно публиковались консультации по использованию факсимильной подписи на хозяйственных и финансовых документах.
Если в публикациях преимущественно идет речь о легализации факсиміле, то здесь хочется поставить вопрос иначе: зачем заменять "живую" подпись её копией и к каким правовым последствиям это может привести.
Поскольку, как отмечалось выше, законодавство Украины не определяет понятие "факсиміле", утверждать что либо бесспорное в отношении его применения не представляется возможным. Вместе с тем, прибегая, как это сейчас нередко принято при отсутствии законодательно определенных терминов, к Большому толковому словарю современной украинской речи под редакцией В.Т. Бусело (К.: Ирпень: ВТФ"Перун". 2005г.) можна выяснить что факсиміле в нашем случае - это кліше, печатка, с помощью которых можна многократно воспроизводить собственноручную подпись. Здесь же находим, что подпись - это фамилия или инициалы, написанные собственноручно под текстом, рисунком, картиною и т.п., как свидетельство авторства или подтверждения чего-либо.
Таким образом, в нашем случае факсиміле - это обычный штамп, відбитоком которого является подпись физического лица. Согласно п.6 Условий и правил проведения деятельности по открытию и функционированию штемпельно-гравёрных мастерских, изготовления печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99г. №17, зарегистрировано в Министерстве юстиции Украины 28.04.99г. за №265/3558, факсиміле отнесены к иным штампам и изделиям, которые изготовляются без разрешения органов внутренних дел.
Выяснив в определенной мере статус факсиміле, рассмотрим правовые аспекты его применения. В публикациях наряду с наиболее распространенным аргументом в пользу применения факсиміле для ускорения процесса подписания документов, используются другие не менее спорные утверждения. Например, в статье " Факсимиле: "Инструкция по применению", опубликованной в "Бухгалтерии" №10 (737) от 05.03.07г. перед тем как подписывать какой- либо первичный документ с використанням факсиміле рекомендуется ознакомиться с нормативным актом, которым этот документ утверждён. Если там говорится просто о подписи, факсиміле использовать можна, если о собственноручной подписи - нельзя. Конечно же, идеальный вариант, считает автор, когда в документе чётко говорится об использовании факсиміле.
Можна согласиться только с "идеальным вариантом". А в отношении "просто подписи" есть другое мнение. В Украине с 2003г. действует национальный стандарт "Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" ДСТУ 4163-2003. Действие этого стандарта распространяется на деятельность органов государственной власти, местного самоуправления, предприятий, учреждений, организаций и их объединений всех форм собственности. Согласно п. 5.23 ДСТУ 4163-2003 "подпись состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полное, если документ напечатан не на бланке, сокращенное - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала(-ов) и фамилии" и в случае отсутствия должностного лица, подпись которого указана в документе, документ подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В принципе, здесь уже даны ответы на все рассматриваемые вопросы, но, к сожалению, государственные стандарты носят рекомендательный характер. Однако, не вызывает сомнения тот факт, что следование этим стандартам позволит избежать в будущем выяснения правомочности подписания документа. Прежде всего это относится к коммерческим структурам, которые, четко определив в учредительных документах круг лиц, полномочных подписывать документы, могут избежать копирования подписи руководителя с помощью штампа и, как следствие, проблем и спорных ситуаций в будущем.
Для тех, кто не считает вышеизложенное достаточным аргументом, можна привести другой. В соответствии с частью 4 ст.4 Гражданского кодекса Украины постановления Кабинета Министров Украины отнесены к актам гражданского законодательства. Именно таким нормативным актом Кабинета Министров Украины определяется понятие "подписи". Согласно п.4.6.3 "Общих положений" Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, иных центральных органах исполнительной власти, Совете министров Автономной республики Крым, местных органов исполнительной власти, утвержденной Постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97г. №1153, "подпись" определяется в полном соответствии ДСТУ 4163-2003. Это законодательно определенное понятие "подписи", относится ко всем правоустанавливающим документам и указывает на необходимость личной подписи, за исключением случаев, где законом допускается факсимильное воспроизведение подписи. В частности, это относится к сделкам, которые могут оформляться в соответствии с частью 3 статьи 207 Гражданского кодекса Украины.
На основании вышеизложенного можна сделать вывод, что факсимильное воспроизведение подписи должностных и иных уполномоченных лиц может применяться на определенных видах документов (договірах, некоторых бухгалтерских документах и т.п.), где это прямо установлено законом или нормативными актами. При этом факсимильное воспроизведение подписи осуществляется на условиях, установленных этими актами. Вместе с тем, достаточно простой и доступный способ изготовления факсиміле должен максимально ограничивать его применение. Для снижения риска неправомерного использования факсиміле целесообразно издать приказ руководителя об общих правилах применения факсиміле, перечня документов, которые могут быть заверены факсиміле, способы его хранения и доступа к нему. В остальных случаях, використання факсиміле равнозначно движению по тонкому льду с непредсказуемым финалом.
В заключение хотелось бы опять перейти на моральные аспекты применения факсиміле. Наша жизнь и деятельность фиксируется многими элементами и среди из них - документами. Сегодня их виготовлення и обращение регулируется, к сожалению, нормативно - правовыми актами инструктивного и рекомендательного характера. Однако у каждого из нас должна быть и гражданская позиция. На основании документов мы изучаем историю, восстанавливаем утраченные факты, устанавливаем право собственности и совершаем много других гражданских актов. Жизнь не стоит на месте - появляются новые носители документов, способы их изготовления, хранения, заверения. Пусть будет в жизни новое, но не примитивный штамп, с помощью которого тиражируется чья-то подпись. Нельзя не отметить также этический аспект применения факсиміле в деловой переписке и на поздравлениях, которое также встречается довольно часто. Подписание писем и поздравлений с помощью факсиміле, перефразируя героиню пьесы Лопе Де Вега "Собака на сене", можна охарактеризовать: "Ну, что за вежливая грубость!".
Заместитель начальника территориального отделения Государственной комиссии по ценным бумагам и Фондовому рынку в г. Севастополе
Нечёсин В.
Источник - Главное Управление Юстиции в г. Севастополь
http://www.sevjust.gov.ua/content/view/134/36/
Терміни виготовлення кліше після затвердження макету від однієї години до однієї доби.
Доставка по Україні при замовленні понад 3000 грн. безкоштовно.
Доставка по Києву при замовленні понад 1000 грн. безкоштовно.
Гарантія на кліше 10 років.
