|
|
 |
ЮРИДИЧЕСКАЯ СПРАВКА
«Инструкция» по применению факсиміле
Опубликовано в Бухгалтерии N10 (737) от 5 марта 2007 года
На любом предприятии ежедневно составляется большое количество разного рода документов, требующих подписи, как минимум, руководителя и главного бухгалтера. Для ускорения процесса их подписания все чаще используется факсиміле, и в связи с его применением возникает множество вопросов. Все ли документы можна подписывать таким образом? Можна ли передавать факсиміле другим лицам? Как отразить расходы на виготовлення факсиміле в учете? И это далеко не полный перечень. Предлагаемая статья как раз и посвящена ответам на них.
Понятие «факсиміле» и порядок его изготовления
Законодательство Украины это понятие не определяет, поэтому утверждать что-либо конкретное и бесспорное в отношении факсиміле не представляется возможным. Но в обыденном понимании это обычный штамп, відбитоком которого является подпись. То есть когда вы ставите свою подпись (расписываетесь), то розчерком руки выводите определенные графические символы. А теперь представьте, что эти символы уже расположены на штампе, и для того, чтобы поставить подпись, вы просто одним движением руки ставите штамп, где відбитоком будет ваша подпись. Вот это и есть подпись с використанням факсиміле.
Кстати, согласно словарю (прим. 1), факсиміле (с ударением на втором слоге) — точное воспроизведение какого-нибудь графического оригинала (чертежа, рукописи, рисунка, документа, подписи и т.п.) фотографическим способом, печаткаю или другой репродукцией; кліше, печатка, с помощью которых можна неоднократно воспроизводить собственноручную подпись. Изготовляются факсиміле штемпельно-граверными мастерскими (участками) по ходатайствам предприятий-замовленнячиков. В этом случае разрешение органов внутренних дел не требуется.
Законна ли факсимильная подпись?
Законность использования факсиміле подтверждается Положением № 88 (п.2.5) и ГКУ (часть третья ст.207). Отметим, что и Минюст Украины (в письме от 10.01.2005 г. № 19-45-1590), и Минфин Украины (в письме от 19.01.2005 г. № 31-04200-30-29/819) допускают применение факсиміле согласно указанным выше документам. В связи с этим отметим следующее.
Нормы Положения № 88 применяются при документировании хозяйственных операций (фактов предпринимательской и прочей деятельности, которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов), для чего используются первичные документы (письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение) (п.2.1 Положения).
А в ст.207 ГКУ речь идет о сделках — действиях лица, направленных на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязательств (п.1 ст.202 ГКУ). Как сказано в Комментарии к ГКУ (прим. 2) «Сделки отличаются от других юридических фактов следующими особенностями: во-первых, сделки являются волевыми актами. Волевой характер действий выражается в том, что субъекты права, осуществляя сделку, стремятся достичь определенного правового результата. Этим сделки отличаются от такого вида юридических фактов, как события». Иными словами, сделка — это факт, характеризующий, в первую очередь, намерение сторон достичь согласия по какому-либо вопросу, а в первичных документах отражаются уже свершившиеся события.
Отметим также, что согласно ст.1 ГКУ гражданским законодавством регулируются отношения, основанные на юридическом равенстве, свободном волеизъявлении, имущественной самостоятельности их участников; к имущественным отношениям, основанным на административном или другом властном подчинении одной стороны другой стороне, а также к налоговым, бюджетным отношениям гражданское законодавство не применяется, если другое не установлено законом.
Поэтому применительно к деятельности предприятия часть третья ст.207 ГКУ регламентирует лишь подписание с використанням факсиміле различных договірных документов, на которые распространяется действие ГКУ, а п.2.5 Положения № 88 — подписание первичных документов.
Но есть документы, которые не являются ни первичными, ни договірными. Например, финансовая, статистическая или податкова отчетность, информационные письма предприятия, трудовые договіры и т.д. В случае с ними следует исходить из специального законодательства, регламентирующего вопросы составления этих документов.
Взгляд на факсиміле с точки зрения ГКУ
Исходя из буквального прочтения части третьей ст.207 ГКУ можна заключить, что подписание договірных документов с використанням факсиміле — скорее исключение из общего правила, согласно которому документы должны подписываться собственноручно. Поэтому этой нормой и определено, что використання факсиміле при совершении сделок допускается только в законодательно установленных случаях или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.
Специального нормативного документа, в котором для отдельных видов сделок допускалось бы подписание документов с використанням факсиміле, в настоящее время нет. Поэтому «узаконить» факсиміле для подписания сделок можна лишь в письменном договіре, в котором должно быть указано, что стороны при заключении договіров в дальнейшем вместо собственноручной подписи будут использовать факсиміле (с додатокм відбитока). Стороны могут также обменяться соответствующими письмами с собственноручными подписями и відбитоками факсиміле.
После выполнения этих формальностей допускается використання факсиміле при подписании договірных документов между сторонами.
Что можна подписывать факсиміле, а что нельзя
Согласно п.2.5 Положения № 88 факсиміле — одна из разновидностей подписи (наряду с традиционной личной подписью). Поэтому если в соответствующем нормативном акте предусмотрено, что какой-либо конкретный документ должен быть подписан должностным лицом, то это значит, что он может быть подписан любым видом подписи — личной, с використанням факсиміле, штампа, символа и т.д.
В нормативных документах встречается также такое словосочетание, как «собственноручная подпись». Перефразировать эту формулировку можна как подпись, сделанная исключительно «вручную». Из этого можна сделать вывод, что если имеется в виду личная подпись, факсиміле использовать нельзя.
Согласно п.2.8 и п.2.9 Положения № 88 дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и прочих объектов имущества, а также порядок использования первичных документов строгой отчетности предусматриваются другими нормативными актами.
Поэтому в любом случае, перед тем как подписывать какой-либо первичный документ с використанням факсиміле, следует ознакомиться с нормативным актом, которым этот документ утвержден. Если там говорится просто о подписи, факсиміле использовать можна, если о собственноручной подписи — нельзя. Конечно же, идеальный вариант — это когда в документе четко говорится о возможнасти использования факсиміле.
Теперь, с учетом сказанного, приведем перечень первичных документов, которые определенно можна подписывать с використанням факсиміле:
документы по аккредитиву, если в аккредитиве не предусмотрено иное (п.«в» ст.20 Правил № 500 (прим. 3));
чеки в иностранной валюте, эмитированные за границей и предьявленные для оплаты на территории Украины, предназначенные для выплаты пенсий (перевода пенсий иностранных государств резидентам Украины) или в прочих случаях, предусмотренных законодавством страны чекодателя (п.2.2 Положения № 520 (прим. 4));
кассовые документы (в том числе приходный и расходный кассовые ордера — типовая форма № КО-1 и № КО-2), кроме подписи получателя наличности. Поскольку в Положении № 637 (прим. 5) говорится просто о подписи соответствующих лиц, кроме подписи (собственноручной) получателя (п.3.6);
документы по учету сырья и материалов (приходные ордера, лимитно-заборные карточки, накладные-требования, карточки складского учета материалов и пр.);
документы по учету заработной платы (расчетные, платежные ведомости и пр.);
документы по движению личного состава и учету использования рабочего времени (приказы о приеме на работу, табели учета рабочего времени и пр.);
акты приемки-передачи результатов услуг (работ) по гражданско-правовым договірам, если в договірах не указано иное и т.д.
Первичные документы, которые нельзя подписывать с використанням факсиміле:
платежные поручения в иностранной валюте или банковских металлах, заявки на покупку или продажу иностранной валюты или банковских металлов (п.1.6 Положения № 82 (прим. 6));
денежные чеки (п.7 гл.1 р.III Инструкции № 337 (прим. 7));
платежные требования, поручения и пр. (п.2.8 Инструкции № 22 (прим. 8)).
Факсимиле, налоговые накладные и другие документы
Прежде всего обратим внимание на Постановление ВХСУ от 14.03.2006 г. по делу № 14/2464, в котором четко указано (речь шла о жалобе, подписанной факсиміле), что использовать факсиміле можна, поскольку это не запрещено законодавством. При этом наличие факсиміле вместо собственноручной подписи не означает, что документ подписан неизвестным или не уполномоченным лицом.
Но сначала вернемся к Положению № 88. Как было сказано выше, факсиміле считается разновидностью подписи, поэтому оно разрешено, кроме тех случаев, когда существует четкий запрет на его применение. Поэтому при подписании любых документов использовать факсиміле по общему правилу можна. Хотя этот вывод теоретически верен, применять его на практике рекомендуем осторожно, с учетом сложившегося мнения.
Например, в части подписания налоговых накладных. Постановлением ВХСУ № 5 признано законным подписывать налоговые накладные с використанням факсиміле, что можна только приветствовать. Хотя следует напомнить о письме Госпредпринимательства от 19.03.2004 г. № 1699, в котором сделан вывод, что поскольку согласно п.18 Порядка № 165 (прим. 9) все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным плательщиком налога осуществлять поставку товаров (работ, услуг), налоговые накладные должны быть подписаны таким лицом собственноручно, без использования факсиміле. Велика вероятность, что налоговые органы при проверке налогоплательщиков будут скорее ссылаться на выводы этого письма, нежели на выводы Постановления ВХСУ № 5. Даже несмотря на то, что в письме содержится существенная методологическая ошибка: Госпредпринимательства делает свой вывод на основании части третьей ст.207 ГКУ, в которой, как мы помним, говорится о сделках, а не о свершившихся хозяйственных операциях.
На этих же основаниях и с учетом части третьей ст.207 ГКУ строит свои выводы относительно всех банковских документов и НБУ (лист от 30.10.2006 г. № 25-113/2453-11507), не желая видеть на таких документах факсиміле вместо собственноручной подписи. Мы же, в свою очередь, продолжаем утверждать, что «базовая» часть третья ст.207 ГКУ к рассматриваемым ситуациям неприменима. Но во избежание недоразумений с налоговыми органами и НБУ советуем все-таки подписывать налоговые накладные и все банковские документы собственноручно, без использования факсиміле.
То же самое касается налоговой и прочей отчетности, а также некоторых других документов, которые, по мнению субъекта предпринимательства, могут нести с собой какие-либо риски. Например, трудовые и коллективные договіры, трудовые книжки и т.п.Хотя «профильное» законодавство не содержит запрета относительно подписи всех этих документов с використанням факсиміле.
Самым беспроблемным в этом отношении будет подписание с використанням факсиміле внутренних документов предприятия — приказов, распоряжений и т.п., что также не запрещено законодавством.
Особенности использования факсиміле
Очевидно, что факсиміле используется с целью ускорения процесса подписания документов. Это особенно актуально, когда документов много (кассовых документов, актов, накладних и т.д.).
Существует также мнение, что факсиміле подписи, например, директора, можна использовать для подписи документов в случае его отсутствия.
И тогда будет считаться, что документы подписаны именно директором. Заметим, что частое отсутствие директора и является зачастую решающей причиной для использования факсиміле его подписи.
Здесь сразу скажем, что факсиміле — личный неотъемлемый атрибут лица, подпись которого он содержит. Это следует как из самой сути процесса подписи документов (прим. 10), так и из смысла норм многих нормативно-правовых актов. Например, согласно части второй ст.207 ГКУ сделка, которую совершает юридическое лицо, подписывается лицами, уполномоченными на это его уставными документами и т.п. Таким образом, если такие полномочия имеет директор, то только он собственноручно имеет право поставить факсиміле своей подписи.
Пунктом 1 ст.11 Закона о бухучете установлено, что руководитель (а не какое-либо другое лицо) подписывает финансовую отчетность. А в п.2 ст.9 Закона о бухучете определено еще более конкретно: первичные документы, среди всего прочего, должны содержать личную подпись или другие данные, которые дают возможнасть идентифицировать лицо, которое принимало участие в совершении хозяйственной операции. Иными словами, если работник не принимал участия в совершении хозяйственной операции, факсиміле его подписи не может стоять на документе. Иначе такой документ будет попросту поддельным.
Поэтому передать факсиміле одного лица другому, чтобы тот, другой, подписывался за первого, нельзя. Даже если в силу каких-то причин этот другой будет заменять первого, он должен будет ставить свою подпись или свое факсиміле, а не факсиміле первого.
Сколько нужно факсиміле и где их хранить
В принципе у предприятия может быть столько факсиміле, сколько у него работников, подписывающих документы. Другое дело, целесообразно ли для всех работников его изготавливать. Этот вопрос предприятие должно решить самостоятельно, исходя из конкретных обстоятельств.
Что касается вопроса хранения факсиміле, то здесь нужно исходить из того, что это неотъемлемый атрибут лица, подпись которого оно содержит. Но поскольку факсиміле изготавливается по замовленняу предприятия для использования в своей деятельности, под лицом понимается не физическое лицо в широком смысле этого слова, как гражданин, а физическое лицо как работник предприятия и его представитель. То есть в контексте этой статьи мы рассматриваем только факсиміле, которое используется для подписи документов, которые создаются в процессе деятельности предприятия. В таком случае факсиміле хотя и является атрибутом соответствующего работника, однако оно не является его собственностью. Это собственность предприятия. Поэтому и решать, где и как хранить факсиміле, должно предприятие.
Например, приказом по предприятию может быть установлено, что факсиміле в рабочее время находится на рабочем месте работника, где должна быть предусмотрена невозможнасть доступа к нему других лиц, а в нерабочее время хранится в сейфе.
Порядок использования факсиміле
Для того, чтобы обезопасить себя от возможных проблем признания подписанных с використанням факсиміле документов недействительными, следует приказом по предприятию (распоряжением) определить: перечень документов, которые разрешено подписывать с використанням факсиміле, перечень лиц, которые могут это делать и факсиміле подписи которых подлежит изготовлению, порядок хранения факсиміле, порядок его уничтожения (например, в случае увольнения работника) и другие существенные, по мнению предприятия, нюансы.
Так как факсиміле являются по сути штампами, при их использовании следует соблюдать положения Инструкции № 17 (в первую очередь пп.3.1.11, пп.3.1.12, п.3.4).
Ответственность и контроль за соблюдением порядка хранения и законностью использования факсиміле возлагается на руководителей предприятий. Наряду с другими печатями и штампами факсиміле учитываются в Журнале учета и выдачи печатей и штампов (додаток 12 к Инструкции № 17). Хранить их следует в сейфах или металлических шкафах. При этом может быть предусмотрена передача факсиміле по окончании рабочего дня ответственному работнику, например, кассиру, для размещения на хранение в сейфе или металлическом шкафу. О каждой такой приемке-передаче делается запись в Журнале учета. Ежегодно назначенной руководителем предприятия комиссией проводится проверка наличия факсиміле. Изношенные и другие, подлежащие ликвидации факсиміле, передаются для уничтожения в органы внутренних дел. В случае кражи или утери факсиміле руководители предприятий должны немедленно уведомить об этом органы внутренних дел и принять меры по их розыску.
Факсимиле в налоговом и бухгалтерском учете
Поскольку срок службы факсиміле превышает один год, а стоимость их обычно менее установленного на предприятии стоимостного критерия для материальных ценностей, которые входят в состав основных средств, в бухгалтерском учете их обычно отражают в составе малоценных необоротных материальных активов (МНМА) на субсчете 112 «Малоценные необоротные материальные активы». Если стоимость факсиміле больше упомянутого критерия, они учитываются в составе основных средств на субсчете 106 «Инструменты, приспособления и инвентарь».
Заметим, что обычно стоимость одного факсиміле гораздо меньше 1000 грн., кроме того, как правило, оно используется в хозяйственной деятельности предприятия (если трудовая функция работника, подпись которого содержит факсиміле, связана с хозяйственной деятельностью и при ее выполнении необходимо подписывать документы), поэтому в налоговом учете стоимость такого факсиміле согласно пп.8.2.1 ст.8 Закона о прибыли (прим. 11) относится к составу валовых расходов, а НДС при приобретении — к составу налогового кредита по НДС по общему правилу.
--------------------------------------------------------------------------------
Примечания
(прим. 1) Великий тлумачний словник сучасної української мови/ Уклад. і голов. ред. В.Т.Бусел. — К.; Ірпінь: ВТФ «Перун», 2004. — С.1314 (прим. авт.).
(прим. 2) Цивільний кодекс України. Коментар/ За редакцією Є.О.Харитонова та О.М.Калітенко. — Одеса: Юридична література, 2004. — С.175 (прим. авт.).
(прим. 3) Унифицированные правила и обычаи для документарных аккредитивов (в редакции 1993 г., публикация Международной Торговой Палаты № 500) (прим. ред.).
(прим. 4) Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. № 520 (прим. ред.).
(прим. 5) Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2005 г. № 637 (прим. ред.).
(прим. 6 Положение об оформлении и предоставлении клиентами платежных поручений в иностранной валюте или банковских металлах, заявок на покупку или продажу иностранной валюты или банковских металлов в уполномоченные банки и прочие финансовые учреждения и порядок их исполнения, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.03.2003 г. № 82 (прим. ред.).
(прим. 7) Инструкция о кассовых операциях в банках Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 14.09.2003 г. № 337 (прим. ред.).
(прим. 8) Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденная постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. № 22 (прим. ред.).
(прим. 9) Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165 (прим. ред.).
(прим. 10) А что делать, если факсиміле нет? Никому не придет ведь в голову оставлять собственную руку. То есть сама по себе подпись, в том числе факсиміле, не передается в принципе (прим. авт.).
(прим. 11) Закон Украины «О налогообложении прибыли предприятий» в редакции Закона от 22.05.97 г. № 283/97-ВР (прим. ред.).
Нормативная база
Гражданский кодекс Украины от 16.01.2003 р. № 435-IV
Закон о бухучете (Закон Украины от 16.07.99 р. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»
Положение № 88 (Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88)
Инструкция № 17 (Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядок выдачи разрешений на оформление замовленняов на виготовлення печатей и штампов, утвержденная приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17)
Постановление ВХСУ № 5 (Постановление ВХСУ от 01.07.2004 г. по делу № 5/1961-3/213)
Источник:
Бухгалтерия
Терміни виготовлення кліше після затвердження макету від однієї години до однієї доби.
Доставка по Україні при замовленні понад 3000 грн. безкоштовно.
Доставка по Києву при замовленні понад 1000 грн. безкоштовно.
Гарантія на кліше 10 років.
|
|
|
