Использование факсимильной подписи на расходных накладных. Использование факсимиле на документах.
№ 22 (76), ноябрь, № 23 (77), декабрь, 2004 г.
В связи со вступлением в силу нового Гражданского кодекса было признано правомерным
использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью
средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи или другого аналога собственноручной подписи
в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному соглашению сторон.
Появление вышеуказанной нормы вызвало многочисленные вопросы, суть которых сводится
к следующему:
Можно ли на расходной накладной на отпуск товара покупателям бригадой
материально-ответственных лиц со склада фирмы использовать факсимильные подписи
бригадира и членов бригады, главного бухгалтера, директора?
Как усматривается из вопроса, факсимиле предполагается проставлять от имени продавца.
факсимиле – от лат. facsimile – “сделай подобное” – печать, клише, с помощью которого
Необходимо отметить, что в нормативно-правовых актах Украины используется термин
факсимиле, факсимильная подпись, однако, что именно подразумевается под данными
Так согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины (далее по тексту – ГКУ), которая устанавливает требования к форме
сделок, использование при совершении сделок факсимиле, воссоздания подписи с помощью
средств механического или другого копирования,
электронно-числовой подписи или другого аналога собственноручной подписи допускается
в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по
письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего
аналога их собственноручных подписей.
Согласно ст. 202 ГКУ сделкой считается действие лица, направленное на приобретение,
изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей.
Оформление расходной накладной свидетельствует о передаче товара продавцом покупателю
(переходе права собственности и рисков), т.е. свидетельствует об осуществлении хозяйственной операции, поэтому расходную
накладную можно назвать сделкой. В понимании же бухгалтерского учета расходная накладная является первичным документом.
Относительно договорного урегулирования проставления факсимиле следует отметить:
Вариант, когда стороны договора предусмотрят возможность использования факсимиле
при передаче покупателю товара не исключается, но в этом случае договором должно быть
предусмотрено проставление факсимиле на документах, оформляемых во исполнение такого
договора с отражением в последнем (допсоглашении/приложении к нему) образцов
соответствующих аналогов собственноручных подписей.
Относительно законодательного урегулирования факсимиле:
Среди актов, регулирующих гражданские отношения в ст. 4 ГКУ указаны акты, которые
издаются органами государственной власти Украины в случаях и в пределах, установленных
Конституцией Украины и законом.
Согласно ч. 2 ст. 6 Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”, Министерство финансов
Украины является уполномоченным государственным органом по утверждению национальных положений (стандартов) бухгалтерского
учета и других нормативно-правовых актов относительно ведения бухгалтерского учета и составления финансовой отчетности.
Пункт 2.1 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете,
утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 24.05.95 г. № 88 (далее по тексту – Положение № 88) предусматривает,
что “первичные документы - это письменные свидетельства, которые фиксируют и подтверждают хозяйственные операции, включая
распоряжения и разрешения администрации (владельца) на их проведение.
Хозяйственные операции - это факты предпринимательской и другой деятельности,
которые влияют на состояние имущества, капитала, обязательств и финансовых результатов”.
Согласно п. 2.5 Положения № 88, документ может быть подписан лично, с применением факсимиле,
штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения. Подписи лиц, ответственных за составление
первичных документов на вычислительных машинах и других средствах организационной техники, выполняются в виде пароля или
иным способом авторизации, что дает возможность однозначно идентифицировать лицо, которое осуществило хозяйственную операцию.
На основании вышеизложенного есть основания считать, что факсимильная подпись должностных
лиц может применяться при оформлении расходных накладных, даже при отсутствии договоренности сторон договора, во исполнение
которого оформляется расходная накладная.
Действующим законодательством предусмотрены случаи, когда применение факсимиле
(факсимильной подписи) не допускается, однако это, как правило, касается оформления платежных документов.
Статья 9 Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” установила обязательные реквизиты первичных
документов, среди которых: название документа; дата и место составления; название предприятия, от имени которого составлен документ;
содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление
хозяйственной операции и правильность ее оформления; личная подпись либо иные данные, которые позволяют идентифицировать лицо,
которое принимало участие в совершении хозяйственной операции. Наличие двух последних требований к первичному документу не
исключает возникновение спорной ситуации, в случае, если расходная накладная будет оформлена лишь с использованием
факсимиле, т.е. без проставления данных о составителе. Поэтому во исполнение двух последних
требований вышеуказанного закона в расходной накладной на отпуск товаров необходимо указывать должность составителя, его фамилию и подпись.
Проставление фамилии составителя, должности и подписи позволит определить лицо, которое осуществило хозяйственную операцию и таким
образом избежать возможных хищений и трудовых споров, связанных с увольнением по причине утраты доверия.
Лиц, которые будут заниматься непосредственным оформлением расходных накладных,
целесообразно под роспись проинструктировать о порядке и требованиях к расходной
накладной и порядку ее заполнения, а также ознакомить под роспись с приказом и инструкцией о порядке использования
факсимиле. Возможно внесение изменения в должностные инструкции соответствующих работников,
о чем ознакомить последних под роспись.
Идентификация лица, которое проставило факсимиле, может быть разрешена путем присвоения
номера соответствующему факсимиле (при изготовлении нескольких одинаковых
факсимиле), однако не исключен вариант, когда такой номер не будет отражен на документе
(например, не отпечатается и т.п.).
Пункт 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию
штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, утвержденной Приказом
Министерства внутренних дел от 11.01.99 г. № 17, предусматривает, что все другие штампы и изделия: пломбираторы,
факсимиле, штемпели, бракеровочные штампы и клейма, металлические печати для опечатывания
шкафов, штампы бирок на продукцию с указанием грузоотправителя, штампы для входной и исходной почты, инвентарные штампы для
библиотек и тому подобное изготовляются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел,
но обязательно по ходатайствам, подписанным руководителями предприятий,
учреждений и организаций, для которых предназначаются эти изделия.
Кроме того, факсимильная подпись, должностных лиц по желанию может применятся в
хозяйственной деятельности внутри самого предприятия на любых документах (на приказах, распоряжениях, договорах и т.д.).
Таким образом, применение факсимиле при оформлении расходных накладных на отпуск
товаров возможно, однако по нашему мнению, должно быть оформлено соответствующим образом: либо приказом руководителя о
применении на предприятии факсимиле с указанием - на каких именно документах, - либо
инструкцией, утвержденной руководством и т.п.
Что касается документального оформления использования клише, то считаем возможным предложить проекты следующих документов:
проект ходатайства на изготовление факсимиле, проект приказа об использовании
факсимиле и порядке заполнения расходной накладной,
а также проект инструкции о порядке использования факсимиле и заполнения расходной накладной.
Рекомендуем распечатывать приказ на одном листе в двухстороннем варианте.
По смыслу проектов предлагаемых приказа и Инструкции, необходимо будет вести
учет приема-передачи дополнительных печатей и факсимиле, для чего необходимо
будет назначить ответственного и изготовить соответствующий журнал учета.
В последующем как приказ, так и Инструкция могут изменяться и дополняться. Об изменениях необходимо ознакамливать под
роспись лиц, которых такие изменения либо дополнения будут касаться.
Можно ли подписывать с помощью факсимиле:
- спецификации;
- акт выполненных работ;
- авансовый отчёт;
- приказы/распоряжения (о командировке, о приеме на работу и увольнении, о вводе
в эксплуатацию, о внесении изменений в штатное расписание);
- акты вода в эксплуатацию основных средств;
- документы о расходовании материалов;
- справки о размере заработной платы и о доходах.
Обязательно ли вести журнал учета (приема-передачи) факсимиле одним сотрудником
другому или можно передачу оформлять расписками о выдаче с последующим проставлением
Обязательно ли указывать в приказах и инструкции фамилии сотрудников, которые могут использовать
факсимиле в тех либо иных случаях, либо возможно указание лишь должности лиц,
которые будут использовать факсимиле.
По сути поставленных вопросов считаем возможным высказать следующее мнение:
1. Спецификации
Применение факсимиле на спецификациях, как приложениях к договору, может считаться
правомерным при наличии письменного согласия сторон, в котором должны содержаться
соответствующие аналоги собственноручных подписей представителей таких сторон сделки.
Под спецификациями мы понимаем приложения к договору, в котором стороны
соответствующего договора оговаривают количественные и качественные характеристики
(наименование, цвет и т.п.) предметов, которые подлежат передаче согласно договору.
Спецификации, согласно нормам действующего законодательства, вправе подписывать
представители сторон, имеющие полномочия для подписания таких документов, поскольку
подписание таких документов порождает наступление определенных обязательств и прав
у сторон договора, поэтому спецификация к договору больше относится к сделке, нежели
к документам, которые подтверждают осуществление сделки.
Как указывалось ранее, согласно ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса Украины
(далее по тексту – ГКУ), которая устанавливает требования к форме сделок, использование
при совершении сделок факсимиле, воссоздание подписи с
помощью средств механического или другого копирования, электронно-числовой подписи или другого
аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими
актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны
cодержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей.
C учетом положений ст. 202 ГКУ, и поскольку случаи, которые бы предусматривали возможность использования
факсимиле на спецификациях законом и другими актами законодательства
отсутствуют, подписание спецификаций, как приложений и неотъемлемых частей договоров (сделок), по нашему
мнению, возможно только по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться соответствующие
аналоги собственноручных подписей представителей таких сторон сделки.
Акты выполненных работ (акты приема-передачи)
Применение факсимиле на актах выполненных работ можно считать правомерным,
однако, не исключаем, что контролирующие органы будут придерживаться иной позиции. Для того, чтобы
использование факсимиле при подписании актов выполненных работ не вызывало
сомнений относительно правомерности осуществления такой операции, рекомендуем предоставить соответствующему
работнику, который будет проставлять факсимиле, полномочия по приёмке
и передаче работ, что может быть оформлено приказом.
При рассмотрении нами вопроса относительно оформления расходной накладной (см. “Использование
факсимильной подписи на расходных накладных”,
Адвокат Бухгалтера № 22 2004 г.) с применением факсимиле мы исходили из того,
что последняя не является сделкой, а лишь выступает первичным бухгалтерским документом, который фиксирует и
подтверждает осуществление хозяйственной операции.
То же самое можно сказать и об акте приема-передачи (выполненных работ), т.е. оформление акта приема-передачи
с использованием факсимиле возможно и, на наш взгляд, является правомерным.
Авансовый отчет
Авансовый отчет должен быть подписан работником, который получал денежные средства под
отчет, т.е. проставление факсимиле на авансовом отчете считаем неправомерным.
Утверждение авансовых отчетов и удостоверение копий страниц паспорта с помощью факсимиле
может считаться правомерным при условии возможности однозначной идентификации лица, которое осуществило хозяйственную
операцию и при условии, что такие полномочия будут предоставлены лицу, которое будет проставлять
факсимиле.
В соответствии с требованиями п. 1.10 Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж,
утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее по тексту – Инструкция № 59) – “Протягом трьох робочих
днів після повернення з відрядження працівник зобов’язаний подати авансовий звіт про витрачену у зв’язку
з відрядженням суму”. Указанное также подтверждается абз. 1 п. 1.15 указанной Инструкции № 59 и п. 6 Порядка
составления Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, утвержденного приказом
ГНАУ от 19.09.03 г. № 440 (далее по тексту – приказ ГНАУ № 440).
То есть, из указанного следует, что работник, который получал денежные средства, должен подать авансовый отчет
и, соответственно, подписать его лично, а не с помощью факсимиле.
Что касается утверждения авансового отчета и удостоверения ксерокопий загранпаспорта,
то осуществление указанных операций считаем правомерным, при условии предоставления
полномочий на осуществление таких операций соответствующим лицам, что может быть оформлено приказом.
При использовании факсимиле не исключаем, что контролирующие органы,
используя положения абз. 3 и абз. 4 п. 1.15 Инструкции № 59 и п. 6 приказа ГНАУ № 440, будут указывать
на необходимость утверждения авансового отчета лично руководителем либо его замом и удостоверения копий
страниц паспорта отделом кадров либо лично главным бухгалтером. Такую позицию считаем несостоятельной,
поскольку на предприятии может и не быть отдела кадров и главного бухгалтера, кроме того, передача
определенных полномочий руководителя возможна на основании приказов и распоряжений такого руководителя.
Поэтому, в случае если утверждение отчета и удостоверение копий страниц паспорта будет
возложено на конкретных(-ное) лиц(-о) с правом использования на таких документах
факсимиле (руководителя, главного бухгалтера, руководителя отдела кадров),
такая операция, по нашему мнению, будет вполне правомерной, при условии возможности однозначно идентифицировать лицо,
осуществившее хозяйственную операцию (см. “Использование факсимильной подписи
на расходных накладных”, Адвокат Бухгалтера № 22 2004 г.).
Разрешение руководителя на использование его факсимиле при оформлении разрешения на
возмещение затрат сверх установленных норм и при оформлении расходных кассовых ордеров
на выдачу средств должно быть отдельно оговорено в приказе на использование факсимиле
руководителя соответствующим сотрудником.
Приказы/распоряжения
Приказы/распоряжения о командировке, о приеме на работу и увольнении, о вводе в эксплуатацию, о внесении изменений
в штатное расписание, а также акты вода в эксплуатацию основных средств, документы о расходовании материалов, справки
о размере заработной платы и о доходах могут быть подписаны с использованием факсимиле
при условии, что такому сотруднику, который будет использовать факсимиле,
предоставлено право: направлять сотрудников в командировки, принимать и увольнять сотрудников, принимать решение о вводе
основных фондов в эксплуатацию, вносить изменения в штатное расписание и подписывать акты вода в эксплуатацию основных
средств, документы о расходовании материалов, справки о размере заработной платы и о доходах.
Кроме того, как и в случае с расходной накладной и авансовым отчетом, должна быть обеспечена возможность однозначно
идентифицировать лицо, которое составило соответствующий документ (осуществило хозяйственную операцию), т.е. на документе
должна быть подпись и Ф.И.О. лица, которое его составило (заверило с помощью факсимиле).
Статья 9 Закона Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине”
установила обязательные реквизиты первичных документов, среди которых: название документа; дата и место составления;
название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции, единицы измерения
хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
личная подпись либо иные данные, которые позволяют идентифицировать лицо, которое принимало участие в совершении хозяйственной операции.
Наличие двух последних требований к первичному документу не исключает возникновение
спорной ситуации в случае если расходная накладная, авансовый отчет, приказ/распоряжения
будут оформлены лишь с использованием факсимиле, т.е. без проставления данных о составителе.
Поэтому во исполнение двух последних требований вышеуказанного закона, на вышеуказанных документах необходимо указывать должность
составителя, его фамилию и подпись.
2. Вести журнал учета (приема-передачи факсимиле одним сотрудником другому) не обязательно
- передачу факсимиле можно оформлять расписками о выдаче с последующим проставлением отметки
в расписке о сдаче факсимиле, в случае сдачи.
Более целесообразным считаем ведение журнала, поскольку вся информация относительно выдачи и сдачи
факсимиле будет группироваться в одном документе, что уменьшает вероятность утраты данных (расписок).
3. Указывать в приказах и инструкции на использование факсимиле фамилии сотрудников,
которые могут использовать факсимиле в тех либо иных случаях, необязательно, и считаем
возможным указание лишь должности лиц, которые будут использовать факсимиле. Следует
отметить, что полномочия работников, которые занимают соответствующие должности должны
быть четко оговорены в приказе (например: заведующему складом предоставляется право
приема и увольнения кладовщиков предприятия согласно штатному расписанию в порядке,
предусмотренном действующим законодательством Украины и право подписания
соответствующих документов, в том числе, с использованием факсимиле руководителя предприятия).
Однако в случае если будут указаны лишь должности сотрудников и контролирующие
органы будут высказывать свои претензии относительно неправомерности проставления
факсимиле на тех, либо иных документах, предприятие будет вынуждено
доказывать правомерность проставления факсимиле соответствующим сотрудником путем предоставления
приказов о назначении на должность и выписок из трудовых книжек. Поэтому полагаем
целесообразным оговаривать в приказах фамилии сотрудников, которые имеют полномочия
на проставление факсимиле на тех либо иных документах с указанием полномочий такого сотрудника
и возможности проставления факсимиле соответствующего руководителя
(например: принимать и увольнять сотрудников и, соответственно, подписывать
соответствующие документы, в том числе, с использованием факсимиле руководителя и т.п.).
В завершение материала хотим добавить, что данная статья носит скорее теоретический, нежели прикладной характер.
И “внедрение” факсимиле в жизнь потребует разрешения еще целого ряда вопросов, в зависимости от конкретной ситуации.
Андрей ЧИМБАРЬ,
адвокат
http://www.ab.net.ua/arhiv/2004/mat/P220413.html
http://www.ab.net.ua/arhiv/2004/mat/P230421.html
Cроки изготовления клише после утверждения макета от одного часа до одних суток.
Доставка по Украине при заказе свыше 3000 грн. бесплатно.
Доставка по Киеву при заказе свыше 1000 грн. бесплатно.
Гарантия на клише 10 лет.
